Leistungen · Tax Technology
Tax Technology: digitale Prozesse für Buchhaltung und Steuern
Steuern und Buchhaltung laufen so gut wie die Prozesse dahinter. Wenn Belege mehrfach angefasst werden, Systeme nicht miteinander sprechen und niemand genau weiß, wo eine Zahl herkommt, kostet das jeden Monat Zeit – und Vertrauen in die eigenen Auswertungen. Mit unserer Erfahrung aus der steuerlichen Technologieberatung bringen wir Struktur hinein: als Steuerberater, die Prozesse und Schnittstellen genauso ernst nehmen wie Paragrafen.
01
Bestandsaufnahme: erst verstehen, dann verändern
Am Anfang steht ein nüchterner Blick auf das, was da ist: Welche Systeme sind im Einsatz, wo entstehen Belege, wer erfasst was, wo wird manuell nachgearbeitet? Aus dieser Aufnahme entsteht ein klares Bild mit den Stellen, an denen Ihr Unternehmen das meiste Potenzial hat – und eine Zielarchitektur, die zu Ihrer Größe passt. Keine Software-Empfehlung von der Stange, sondern ein Plan für Ihr Unternehmen. Oft zeigt schon die Aufnahme, dass sich mit kleinen Eingriffen viel gewinnen lässt – etwa einem zentralen Rechnungseingang oder klaren Freigabewegen.
02
E-Rechnung einführen – einmal richtig
Die E-Rechnung ist Realität: Seit 2025 empfangen Unternehmen im B2B-Geschäft strukturierte elektronische Rechnungen, die Pflicht zur Ausstellung folgt stufenweise. Wir klären, was für Ihr Unternehmen wann gilt, wählen mit Ihnen den passenden Weg für Empfang, Verarbeitung und Versand und richten die Abläufe gemeinsam mit Ihrem Team ein. Richtig aufgesetzt, ist die E-Rechnung kein Pflichtthema, sondern ein Effizienzgewinn: weniger Erfassung, mehr Verlässlichkeit, schnellere Freigaben.
03
Schnittstellen statt Doppelerfassung
Kassensystem, Warenwirtschaft, Onlineshop, Fakturierungsprogramm: Ihre Vorsysteme enthalten die Daten bereits – sie müssen nur sauber in der Buchhaltung ankommen. Wir binden Ihre Systeme per Schnittstelle an, übernehmen Belege, Buchungen und Stammdaten automatisch und schaffen die doppelte Datenerfassung ab. Bei der Auswahl neuer Werkzeuge beraten wir herstellerunabhängig: entscheidend ist, was in Ihre Landschaft passt. Auch Zahlungsdaten und Bankumsätze binden wir ein, damit offene Posten und Mahnwesen aktuell bleiben. KI-gestützte Werkzeuge haben wir dabei selbst im Einsatz – von der Belegerkennung bis zu Recherchesystemen mit Anbindung an die Datenbanken der Fachverlage zum Steuer- und Handelsrecht. Wo ein solches Werkzeug in Ihre Prozesse passt, beraten wir Sie bei Auswahl und Einführung – mit klarem Blick darauf, dass Ergebnisse geprüft und verantwortet bleiben.
04
Verfahrensdokumentation und Kontrollen
Digitale Prozesse brauchen ein Fundament: eine Verfahrensdokumentation nach den GoBD, die Ihre tatsächlichen Abläufe beschreibt, klare Verantwortlichkeiten und nachvollziehbare Kontrollen. Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der Dokumentation – so, dass sie gelebt wird statt im Ordner zu liegen, und so, dass sie jeder Nachfrage einer Betriebsprüfung standhält. Bestehende Dokumentationen bringen wir gerne mit Ihnen auf den aktuellen Stand, wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickelt haben.
05
Umsetzung mit Ihrem Team
Technik entfaltet ihren Wert erst, wenn die Menschen sie gern nutzen. Deshalb begleiten wir die Umstellung Schritt für Schritt: Priorisierung nach Nutzen, realistische Etappen, Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden, Feinschliff nach den ersten Wochen. Und wenn Sie möchten, übernehmen wir anschließend die laufende Buchhaltung auf den neuen Prozessen – dann bleibt alles aus einer Hand.
06
Auswertungen, auf die Sie sich verlassen
Digitale Prozesse sind kein Selbstzweck: Am Ende stehen Auswertungen, die aktuell und belastbar sind – Liquidität, offene Posten, Kostenstellen, je nach Bedarf bis zum monatlichen Bericht. Wenn Daten nur einmal erfasst werden und automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden, können Sie Ihren Zahlen vertrauen und schneller entscheiden.
07
Tax Technology bei HANSE.TAX: So arbeiten wir zusammen
Digital organisiert
Belege und Unterlagen laden Sie über eine zentrale Plattform hoch, die Kommunikation läuft strukturiert und ohne E-Mail-Chaos. Steuererklärungen übermitteln wir elektronisch an das Finanzamt.
Feste Ansprechpartner
Sie haben feste Ansprechpartner, die Ihr Unternehmen und Ihre Situation kennen – vom Erstgespräch bis zur laufenden Betreuung.
Zentral in Hamburg
Unser Büro liegt zwischen Altstadt und Speicherstadt – ein Besuch vor Ort ist jederzeit möglich, aber nie Voraussetzung.
Sprechen wir über Ihre Themen
Erstgespräch vereinbaren
Erzählen Sie uns, wie Ihre Belege heute laufen – wir zeigen Ihnen, wie es einfacher geht.
Häufige Fragen
Für wen lohnt sich Tax-Technology-Beratung?
Sie lohnt sich für jedes Unternehmen, in dem regelmäßig Belege in nennenswerter Zahl entstehen oder mehrere Systeme nebeneinander laufen – vom Handwerksbetrieb mit Kassensystem bis zum Handelsunternehmen mit Shop, Warenwirtschaft und Lager. Eine einfache Faustregel: Je mehr manuelle Schritte es heute in Ihren Abläufen gibt, desto größer ist der Effekt. Ob sich der Aufwand bei Ihnen lohnt, zeigt sich meist schon in der Bestandsaufnahme.
Was ist der erste Schritt?
Am Anfang steht immer eine Bestandsaufnahme: Wir schauen uns Ihre Systeme und Abläufe an, sprechen mit den Beteiligten und benennen die Stellen mit dem größten Potenzial. Erst danach geht es um Werkzeuge und Umsetzung – nicht umgekehrt. Das Ergebnis: Sie wissen, was sich lohnt, in welcher Reihenfolge es sinnvoll ist und was Sie sich getrost sparen können.
Bis wann müssen wir E-Rechnungen ausstellen können?
Empfangen können müssen Sie sie im B2B-Bereich bereits seit 2025. Die Pflicht zur Ausstellung greift stufenweise – abhängig von Umsatzgrößen und Übergangsregelungen. Wir sagen Ihnen konkret, welcher Stichtag für Ihr Unternehmen gilt, und richten beides rechtzeitig ein.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate wie die XRechnung oder ZUGFeRD in aktueller Version – also maschinenlesbare Daten. Ein einfaches PDF per E-Mail genügt dafür nicht. Ihre Systeme müssen diese Formate erzeugen und verarbeiten können; genau das richten wir ein.
Müssen wir dafür unsere Software wechseln?
Nicht zwingend. Oft lässt sich die vorhandene Landschaft per Schnittstelle verbinden oder um einen Baustein ergänzen. Wir prüfen zuerst, was Ihre Systeme können – gewechselt wird nur, wenn es sich wirklich trägt.
Was ist eine Verfahrensdokumentation – und warum lohnt sie sich?
Sie beschreibt nachvollziehbar, wie Belege in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Gut gemacht, ist sie weit mehr als eine Pflichtunterlage – sie ist doppelt nützlich: Neuen Mitarbeitenden gibt sie Orientierung, weil Abläufe nicht mehr nur in den Köpfen stecken. Und einer Betriebsprüfung liefert sie klare Antworten, bevor überhaupt Nachfragen entstehen.
Arbeiten Sie nur mit DATEV?
DATEV ist unser Kern für Buchhaltung und Jahresabschluss – davor sind wir bewusst offen: Wir binden die gängigen Kassen-, Shop-, Warenwirtschafts- und Fakturierungssysteme an. Bei der Auswahl neuer Werkzeuge beraten wir herstellerunabhängig. Entscheidend ist am Ende der saubere Datenfluss in die Buchhaltung – nicht der Herstellername. Außerdem haben wir KI-gestützte Werkzeuge im Einsatz – von der Belegerkennung bis zu Recherchesystemen mit Anbindung an die Datenbanken der Fachverlage zum Steuer- und Handelsrecht.
Wie lange dauert ein solches Projekt?
Das hängt vom Umfang ab. Eine reine E-Rechnungs-Konfiguration ist in vielen Fällen in wenigen Wochen erledigt; eine umfassendere Prozessumstellung läuft in Etappen über einige Monate. Das ist bewusst so geplant, dass Ihr Tagesgeschäft die ganze Zeit ungestört weiterläuft – Veränderung in verdaulichen Schritten statt Umstellung über Nacht.
Übernehmen Sie danach auch die laufende Buchhaltung?
Gern – viele Mandanten kombinieren beides. Dann arbeiten die neu aufgesetzten Prozesse direkt in unsere Finanzbuchhaltung hinein, und die Schnittstellen werden aus einer Hand betreut. Die Prozessberatung steht aber genauso für sich: Bleibt Ihre Buchhaltung im Haus, profitiert Ihr eigenes Team von denselben Verbesserungen. Beides ist ein guter Weg.
Wonach richtet sich Ihr Honorar?
Prozessberatung rechnen wir nach Zeitaufwand oder als vorab abgestimmte Projektvereinbarung ab – abhängig von Umfang und Etappen des Vorhabens. Beides besprechen wir offen, bevor es losgeht. Den Rahmen kennen Sie also, bevor wir starten – und sollte sich unterwegs etwas ändern, sprechen wir zuerst darüber.